Succesfactoren voor verandering
Verandering is altijd en overal en we zijn er niet altijd aan toe. De hoeveelheid en complexiteit van verandering neemt daarentegen alleen maar toe. Hoe zorg je er dan voor dat een verandertraject alsnog succesvol verloopt? Op dinsdag 23 juni 2020 gaf Mariël Blom van The People Side of Change een workshop over change management aan de gastheren en voorzitters van dit onderzoeksjaar. Aan de hand van Prosci’s methode voor verandermanagement deelde ze de methode om succesvol te veranderen. In drie artikelen lees je meer over de inhoud van deze workshop: waarom change management belangrijk is, hoe krijg je je mensen mee (ADKAR) en de succes- en faalfactoren voor verandering.
Onderschat niet het belang van een sponsor
In Prosci’s methode voor verandermanagement is één van de drie belangrijke hoeken van de driehoek de leider (ook wel sponsor genoemd). De sponsor is de persoon die het gezicht is van het verandertraject. Een kritieke rol waarbij medewerkers naar jou kijken wanneer ze bijvoorbeeld vragen hebben. Het is belangrijk dat de sponsor niet alleen opereert, maar een coalitie samenstelt: een team van mensen die ook achter de verandering staan, om zo onder andere draagvlak te creëren.
Sponsoren zijn de belangrijkste factor voor het succes van change management. Het is dus belangrijk om de juiste persoon aan te wijzen als sponsor. Door middel van de assessment die Prosci ontwikkeld heeft, kun je bepalen wie geschikt is voor de rol en waar eventuele valkuilen van deze persoon vooraf al getackeld kunnen worden. Een goede sponsor houdt zich aan het sponsorship ABC:
-
Actief en zichtbaar
De sponsor is en blijft actief en zichtbaar betrokken bij het verandertraject. Het is dus cruciaal voor succes dat de sponsor voldoende ruimte in zijn functie heeft/creëert om deze rol ernaast in te vullen. De sponsor zal vaak iemand zijn die hoger in de organisatie zit, wat betekent dat tijd vrijmaken niet gemakkelijk is. Toch is het van belang, aangezien alle rapporten van Prosci laten zien dat actieve en zichtbare sponsors de grootste bijdrager zijn aan het succes van de verandering. -
Bouwen aan een coalitie met andere sponsors, managers, leidinggevenden of andere collega’s
Hiermee zorgt de sponsor ervoor dat de wens voor verandering niet alleen door hemzelf geuit wordt, maar ook gedragen wordt door andere collega’s. Het verschilt per boodschap wie de beste zender is: CEO’s zijn geschikt voor bedrijfsboodschappen, maar persoonlijke boodschappen kunnen beter door de leidinggevenden van medewerkers gegeven worden. Met een coalitie zorg je ervoor dat collega’s door de juiste personen meegenomen kunnen worden in de verandering. -
Communicatie met de medewerkers
Uiteraard is het belangrijk om direct en duidelijk te communiceren met medewerkers en dit gedurende het hele verandertraject te blijven doen. Een boodschap komt pas over na hem 5 tot 7 keer te hebben gehoord.
Andere factoren voor succes
Naast een goede sponsor, zijn er andere factoren die je helpen om een verandertraject succesvol te laten zijn. Prosci formuleert de volgende 7 succesfactoren en 5 redenen waarom een traject niet succesvol is:
| Succesfactoren | Faalfactoren |
| Actieve en zichtbare sponsor | Gebrek aan actieve en zichtbare sponsor |
| De juiste benodigdheden voor verandermanagement | Gebrek aan de juiste benodigdheden voor verandermanagement |
| Gestructureerde aanpak voor verandermanagement | Weerstand tegen en gebrek aan support voor de specifieke oplossing |
| Betrokkenheid en deelname van medewerkers | Een bedrijfscultuur die tegen verandering is |
| Frequente en open communicatie | Te veel veranderingen en gebrek aan prioriteit |
| Integratie en betrokkenheid met het projectmanagement | |
| Betrokkenheid van het middenkader |