Informatie voor voorzitters en hosts

De voorzitter en de host maken gezamenlijk de expertgroepen mogelijk en zorgen voor een goed eindresultaat. Belangrijk hierbij is dat de voorzitter en host het met elkaar eens zijn en er samen een succes van willen maken. Hier lees je onder andere de voordelen voor deelname als voorzitter of hosts, de rolverdeling en tips. 

Informatie voor voorzitters en hosts

Voordelen voor voorzitters en hosts

Kennis

  • Drie gratis toegangskaarten voor alle ShoppingTomorrow-congressen (de Kick-off, Shopping Today, ShoppingTime en de Webwinkel Vakdagen) per bedrijf en per expertgroep.
  • Toegang tot al het onderzoeksmateriaal en de rapporten van het ShoppingTomorrow-programma.

Netwerk

  • De voorzitter en de host beslissen samen welke experts worden toegelaten tot de expertgroep.
  • Een netwerk van meer dan 600 e-commerceprofessionals.
  • Toegang tot de contactgegevens van alle participerende experts via ShoppingTomorrow.nl.
  • Toegang tot de scandata van presentaties van de expertgroep (Shopping Today en Webwinkel Vakdagen).
  • Toegang tot de downloadgegevens van de presentaties en bluepapers van de expertgroep.

Exposure en Branding

  • Vertoning van naam en bedrijfsnaam en -logo op de website van ShoppingTomorrow.
  • Vertoning van naam en bedrijfsnaam en -logo  in de publicatie van de bluepaper en het ShoppingTomorrow-boek.
  • Vertoning van het bedrijfslogo op de vier geplande congressen; ShoppingTomorrow - The Kick-off, Shopping Today, ShoppingTime en de Webwinkel Vakdagen.
  • Mogelijkheid voor de voorzitter en de host om (indien gewenst) samen de tussenresultaten van de expertgroep te presenteren op Shopping Today.
  • Mogelijkheid om samen de eindresultaten van de expertgroep te presenteren op de Webwinkel Vakdagen.

Wil je meer weten of heb je interesse om voorzitter of host te worden? Neem dan vrijblijvend contact op met Inge Demoed (ingedemoed@thuiswinkel.org), Programmamanager ShoppingTomorrow.

Rolverdeling

ShoppingTomorrow maakt het onderzoeksprogramma jaarlijks mogelijk. Hieronder vallen onder andere de organisatie van de congressen, het vullen van de expertgroepen, de overkoepelende communicatie naar alle deelnemers, de redactie van de bluepapers en het bundelen van de bluepapers in boekvorm.

De host maakt een expertgroep financieel mogelijk. Hij of zij is letterlijk de gastheer of -vrouw van de expertgroep. De host participeert verder als volwaardig deelnemer in de groep. De voorzitter is verantwoordelijk voor de voortgang en het samenbrengen van de expertgroep en voor de oplevering van het resultaat van zijn of haar expertgroep.

Gezamenlijk stellen het team van ShoppingTomorrow, de host en de voorzitter het volgende vast:

  • De onderzoeksvraag van de expertgroep.
  • De definitieve naam van de expertgroep.
  • Het profiel van de experts en de daadwerkelijke experts die worden uitgenodigd.
  • De overall aanpak om de onderzoeksvraag te beantwoorden.

Het uitnodigen van experts wordt gedaan door het team van ShoppingTomorrow, na akkoord van de voorzitter en de host. Daarna is de voorzitter verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de expertgroep.

Verantwoordelijkheden voorzitter

De voorzitter is de eindverantwoordelijke voor het opleveren van het resultaat van de expertgroep. Dit is in de meeste gevallen een bluepaper, maar kan bijvoorbeeld ook een tool of model zijn. De volgende werkzaamheden behoren tot het takenpakket van de voorzitter:

Vaststellen van aanpak expertgroep

  • Plannen van een aantal bijeenkomsten. De datums van congressen en deadlines zijn in de agenda terug te vinden.
  • Benadering (brainstormsessies, bluepaper, tool, etc.).
  • Eventueel additioneel onderzoek (surveys, interviews, etc.).

Communicatie binnen expertgroep

  •  Zodra experts zijn aangesloten bij de groep, neemt de voorzitter de communicatie op zich.
  • Communicatie met de experts over de verwachtingen binnen de groep (haal- en brengplicht, aanwezigheid bij sessies, etc.).
  • Tijdig informeren van de experts.

Opzetten expertgroepmeetings

  • Uitnodigen experts, indien nodig nabellen.
  • Organisatie locatie/catering (in overleg met de host).
  • Opstellen van de agenda.
  • Voorzitten meetings.

Zorgdragen voor het eindresultaat

  • Najagen van de experts om hun deel op te leveren.
  • Meeschrijven.
  • Inhoudelijke eindredactie (de redactie van ShoppingTomorrow draagt zorg voor de tekstuele eindredactie).

De tijdsinzet van de voorzitter is sterk afhankelijk van de mate waarin hij of zij erin slaagt om experts mee te laten denken, doen en schrijven. Een indicatie van de tijdsinzet is circa 40 uur voor het bezoeken van de congressen en de eigen expertgroepsessies en circa 60 - 80 uur voor het voorbereiden van sessies en uitwerken van het eindproduct.

Algemene tips voor voorzitters

  • Plan en communiceer bij de start van de expertgroep direct alle expertgroepmeetings voor het onderzoeksjaar en maak voorafgaand aan de meetings een duidelijke en interessante agenda. Dit verhoogt de opkomst en betrokkenheid.
  • Bel experts uit de groep na als het onduidelijk is of zij naar een expertgroepmeeting komen.
  • Experts ontvangen na een expertgroepmeeting een evaluatie over de meeting. Stimuleer de groep om deze in te vullen. Met deze input kun je de meetings verbeteren.
  • Plan na de Webwinkel Vakdagen een laatste meeting in met de expertgroep om te evalueren en een eventueel vervolg te bespreken.

Richtlijnen bluepapers

De bluepapers vatten de bevindingen/onderzoeksresultaten van de expertgroep samen. Ze worden los in de markt gezet maar ook gebundeld in een boek.

Aan het schrijven van de bluepapers worden de volgende eisen gesteld:

  • Het doel is dat de expertgroep één bluepaper oplevert (niet twee of meer).
  • Elke bluepaper moet beginnen met een korte inleiding van vijf á tien regels met daarin bijvoorbeeld een beschrijving van waarom voor dit onderwerp is gekozen of wat jullie hebben gedaan of een samenvatting van de resultaten van eerdere jaren.
  • Lever je geen bluepaper op maar een ander product (zoals een online tool of model)? Lever dan één pagina aan met een korte inleiding van vijf á tien regels en daarnaast uitleg over wat je dan wel oplevert en waar dit te vinden is. Daarachter komt een pagina met een overzicht van de expertgroep.
  • Het document dient niet opgemaakt te zijn, met uitzondering van de (tussen)kopjes (gebruik de standaardkopjes H1, H2 en H3) en bullets. Daarnaast dienen de lettergrootte en het type Arial 10 te zijn.
  • ShoppingTomorrow stuurt bijtijds een stijlgids door waarin onder andere diverse grammaticale regels staan die aangehouden dienen te worden in de bluepapers.
  • Maximaal acht pagina's, incl. afbeeldingen (maximaal 3.000 woorden, advies is minder, men leest niet meer).
  • Afbeeldingen dienen apart in de PowerPoint-template van ShoppingTomorrow te worden opgeleverd zodat ze nog aanpasbaar zijn.
  • Eventuele foto's dienen in een zo hoog mogelijke resolutie te worden aangeleverd in JPG-, GIF- of PNG-formaat.
  • De voertaal van het boek en de bluepapers is Nederlands.

Tips

  • Maak eerst een inhoudsopgave.
  • Denk er aan dat de inhoud echt iets toe moet voegen en probeer het concreet te houden. Verwijs naar een vorig hoofdstuk om te voorkomen dat je in herhaling treedt.
  • Vul per hoofdstuk/paragraaf eerst in bullets de belangrijkste inhoudelijke punten in.
  • Maak twee tot vier ‘dragende’ modellen of tabellen. Deze blijven vaak beter hangen dan veel tekst.
  • Gebruik quotes, korte cases van experts en afbeeldingen om het leesbaar en praktijkgericht te maken (bovendien kun je hardwerkende experts belonen met zichtbaarheid).
  • Neem de lancering van de bluepapers en het boek ook op in je eigen marketingkalender. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om het boek met een gepersonaliseerde cover (met bedrijfslogo) te bestellen.

Bestand downloaden

Laat je gegevens achter om bestanden te kunnen downloaden. Dit hoeft maar één keer.

Bij het klikken op ‘downloaden’ geef je toestemming dat jouw gegevens worden verstrekt aan de partner/auteur van het document (met wie dit document in samenwerking tot stand is gekomen) en dat je benaderd kunt worden door de partner/auteur, binnen 3 maanden na het downloaden. Meer informatie over hoe ShoppingTomorrow omgaat met je gegevens is te vinden in het privacy statement.